Dokumentation und Kommunikation am Bau

Als wir 1998 und dann 2009 unsere beiden Häuser gebaut haben, habe ich die Dokumentation der Planung und des späteren Bauablaufs mit vielen Zetteln durchgeführt. Das ganze ging sogar soweit, dass ich den Elektrikern im Blockhaus Post-its zur genauen Platzierung der Steckdosen auf die Wände geklebt habe. Aber ist dies auch heute noch der beste Weg?

Jetzt wo wir uns mit der Planung und der Bauabwicklung von Häusern befassen, die wir gerne vermieten wollen, habe ich mich nach moderneren Methoden umgeschaut. Diese sollten vor allem eins sein: nach Jahren auch den Bauablauf sicher dokumentiert haben, so dass man die Lage der Leitungen hat oder im Streitfall mit einem Handwerker die Kommunikation noch archiviert hat. Die gute Nachricht vorweg: Moderne Handwerker-Teams dokumentieren und kommunizieren mit Craftnote – das ist eine Plattform zur kostenlosen Nutzung im Internet bzw. auch als APP die alle vorweg erläuterten Anforderung erfüllt und noch einiges mehr.

 

Warum ist die Dokumentation am Bau so wichtig?

Ich habe bisher keinen Bau erlebt, bei dem es keine Probleme gab. Immer wieder basiert dies aber auf Missverständnissen oder unkonkreten Angaben von einem am Bau beteiligten. Wenn man sich aber dann über die Dinge streitet, hilft diese dem Bauablauf nicht wirklich und noch mehr Probleme entstehen. Entsprechend ist eine gute Kommunikation am Bau wichtig. Man kann einfach nachschauen, was vereinbart war, welche Absprachen getroffen wurde, etc. So kann man mit Sachfakten den Bau schnell und zielführend voran bringen.

Auch möchte man vielleicht Jahre später wissen, wo welche Leitungen lagen oder wir die Leitungen dimensioniert waren. Auch hier hilft es, wenn man alle Informationen verfügbar hat. Zudem können direkt am Bau Entscheidungen getroffen werden, wenn immer alle Unterlagen vorliegen, wie die Baupläne oder die Absprachen zu Sonderwünschen.

Was sollte man am Bau dokumentieren?

Ich bin früher immer mit meinem Mobiltelefon morgens und Abends zum Bau gefahren und habe so die Fortschritte dokumentiert, mir hierzu Notizen gemacht und diese dann abgespeichert. So kann ich noch heute zurückblicken und den Baufortschritt beobachten. Leider habe ich mir viele technische Dinge nicht notiert oder Absprachen mit den Handwerkern nicht immer lückenlos erfasst. Klar hat man die wesentlichen E-Mails aufgehoben oder auch die schriftlichen Angebot und Bestellungen aufgehoben, dennoch fehlt immer etwas. Dies hätte uns auch im Rechtsstreit mit der Haustechnikfirma geholfen oder würde mir präziser beantworten wo ich damals welche Dinge geplant habe.

Mit myCraftNote gibt es seit einige Zeit eine Lösung, die von Handwerker oft eingesetzt wird, denn für diese ist die Dokumentation auch sehr wichtig. Aber auch als Bauherr kannst Du auf eine solche Doku bestehen oder die Nutzung zur Voraussetzung machen innerhalb der Ausschreibung Deiner Gewerke. Wesentliche Funktionen der DSGVO konformen App / Plattform die auf Android, Apple iOS, Windows und Mac nutzbar ist, sind u.a.:

• Arbeitszeiterfassung: Für Handwerker die nach Stunden arbeiten aber auch für den Nachweis Deiner Eigenleistungen für die Baufinanzierung ist dies eine sehr praktische Funktion. Stundenzettel der Handwerker können so entfallen.
• Aufgabenverwaltung: Die einzelnen Aufgaben können mit Verantwortlichem und Zeitpunkt der Fertigstellung festgehalten werden. So kann man unmittelbar am Bau herausfinden, welche Gewerke priorisiert werden müssen, damit es zu keinen Problemen im weitern Bauablauf gibt
• Direktes festhalten der wichtigen Absprachen als Bild-, Sprach- oder Textdatei
• Dateiaustausch (Text, Bild, Video, Sprache, Dokumente) zwischen den Beteiligten am Bau oder an einzelnen Gewerken
• Bildbearbeitung (Aufmaße, Text, Tags/Schlagworte) und PDF Scanner, um auch im weiteren Verlauf des Baus die Details im Zugriff zu haben.
• Beweissichere Dokumentationen die man jederzeit auch exportieren kann. So kann zur Not auch ohne MyCraftNote gearbeitet werden.
• Mängelmanagement wenn es einmal zu Problemen gekommen ist am Bau
• Echtzeit Datenzugriff aber auch offline verfügbare Daten. Man muss also nicht unbedingt Empfang haben zur Nutzung, was z.B. im Keller sehr praktisch ist, wo öfter einmal keine Mobilfunkverbindung verfügbar ist.

Als Alternativen kenne ich nur das Bautagebuch von WEKA, welches ich aber nicht empfehlen kann. Ich selber habe ja beim letzten Bau vor 10 Jahren einen WordPress Blog genutzt und hier die Bilder verschlagwortet. Dies hilft aber nur bei der Archivierung von Bildern, so dass Nachrichten per WhatsApp, iMessage, SMS oder E-Mail / Brief mit den Handwerkern noch gesondert abgelegt werden müssen.

Gerne hier in den Kommentare andere Ideen zur Dokumentation am Bau, denn das hilft allen weiter.