Baukostenabrechnung: Wie prüfe ich am besten die Rechnungen?

Bei der Abrechnung am Bau kommt es immer wieder zu Fehlern – teils auch zu Gunsten des Bauherren – zumeist aber natürlich zu Ungunsten des Bauherren. Jeder Häuslebauer möchte dies natürlich vermeiden und solche Fehler erkennen, bzw. überhöhte und unkorrekte Baurechnungen erkennen. Ich möchte mich hier – rein aus eigener Erfahrung – mit dem Thema beschäftigen und ein paar Tipps geben, wie man Fehler in den Baurechnungen schnell finden kann.

Ordnungsmäßigkeit der Rechnung feststellen

Zuerst einmal sollten die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung im steuerlichen Sinne festgestellt werden. Dies halte ich immer für wichtig, da somit eine steuerliche Anerkennung gegeben ist. Diese benötigt nicht jeder Bauherr (zunächst nur solche, die einen Teil vermieten wollen – z.B. bei einer Einliegerwohnung), aber was heute nicht ist kann noch werden und die steuerliche Anerkennung gibt auch eine Auskunft darüber, ob das Bauunternehmen sich steuerlich korrekt verhält. Wer sich nicht steuerlich korrekt verhält, der bekommt früher oder später Ärger mit dem Finanzamt und ist dann auch oft schnell Pleite (was wiederum schlecht für meine Gewährleistungsansprüche sind, die im Bau üblicherweise 5 Jahre betragen). Auch ist bei einer Baufinanzierung und der Einreichung der Rechnung bei der Bank darauf zu achten, das die Rechnungen ordnungsgemäß sind, um zügig seine Kreditauszahlung zu erhalten und damit eine Rechnungsregulierung vornehmen zu können.

Eine ordnungsgemäße Baurechnung liegt vor, wenn:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Bauunternehmers ersichtlich sind (für alle Rechnungen bis EUR 150,00 ist dies entbehrlich)
• korrekter Name sowie Adresse des Bauherren
• das Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer angegeben sind
• die Leistung klar ersichtlich ist, d.h. Menge, Art und Bezeichnung angegeben sind
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung angegeben ist. Dies kann ein Zeitraum sein oder der Hinweis „Lieferdatum gleich Rechnungsdatum“ ist angegeben
• Steuernummer oder Umsatzsteuer ID des Bauunternehmens angegeben ist
• der Mehrwertsteuersatz ausgewiesen ist sowie auch der zugehörige Betrag

Die Uni Rostock hat eine gute Checkliste für die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit einer Eingangsrechnung die man sich durchaus zur Hand nehmen kann, um eingehende Baurechnungen auf Ordnungsmäßigkeit zu prüfen. Wichtig ist, dass man dies nicht nur bei Leistungen prüft, sondern – vor allem wenn man die Rechnungen steuerlich geltend machen möchte – auch beim Einkauf von Material. Hier ist vor allem zu beachten, dass bei Materialeinkäufen über EUR 150,00 ein Kassenzettel nicht ausreicht, da hierauf der Name sowie die Adresse des Bauherren fehlt und oft auch andere vorgenannte Angaben nicht vorhanden sind.

Berechnungsgrundlagen prüfen

Im nächsten Schritt geht es an die Prüfung der Berechnungsgrundlage. Hier sind meistens sechs Punkte zu prüfen, bei denen es immer wieder zu Fehlern in der Bauabrechnung kommt:

• habe ich diese Leistung explizit bestellt?

Was nicht bestellt wurde kann eigentlich auch nicht abgerechnet werden. Oft werden Kleinteile ausgewiesen oder Anfahrten berechnet, die im Angebot nicht vorhanden waren. Auch gibt es Zuschläge für Spätarbeit oder andere Dinge, die vorher nicht abgesprochen waren. Solche Rechnungspositionen kann man streichen oder sollte diese ansprechen, denn generell gilt, dass man – wenn man sein Budget einhalten will – auch nur das akzeptiert, was explizit vereinbart wurde.

• sind die Aufmaße korrekt?

Bauunternehmer ermitteln die Aufmaße oftmals mit einer Software zur Baukostenabrechnung. Entsprechend sind dann Flächenangaben für die Fläche der beim Holzhaus zu streichenden Fläche gemacht inkl. Dachüberstanden, usw. die einfach schwer zu prüfen sind. Diese Flächen sind oft zu groß angegeben und auch schwer zu prüfen. Der planende Architekt bzw. der Holzhaushersteller kann aber ohne Probleme aus dem CAD Programm eine Flächenberechnung erstellen. Dies ist für die Innenwände bei Fliesenarbeiten auch möglich. Mit diesen Aufstellungen können Sie die verwendeten Angaben auf der Rechnung prüfen. Ich habe mich generell vorab mit den Handwerkern anhand der Flächenberechnung aus dem CAD Programm auf die Fläche geeinigt und somit auch einen Festpreis vereinbaren können.

• handelt es sich um Arbeit- oder Anwesenheitsstunden?

Die Abrechnung von vielen Leistungen erfolgt auf Stundenbasis. Hierbei ist wichtig, dass es sich dann um reine Arbeitsstunden handelt, d.h. Pausenzeiten entfallen. Oft fahren Handwerker noch Material holen und machen auf dem Weg zu dem noch Pause. Beides sind keine Arbeitsstunden die am Bau geleistet wurden und somit nicht abrechnungsfähig. Am besten immer einen Stundenzettel beilegen lassen und schauen, ob auch Pausenzeiten abgezogen sind.

• stimmen die Preise mit den beauftragten / angebotenen überein?

Ein vereinbarter Preis gilt. Abweichungen müssen Sie nicht hinnehmen.

• passt die gelieferte Qualität?

Prüfen Sie, ob auch wirklich das geliefert wurde, was vereinbart wurde. Oft sind Kleber, Farben oder andere Materialien mit einer gewissen Qualität vereinbart worden und werden dann mit geringerer Stärke oder nach einer minderen Norm geliefert. Hier gilt es entweder die Leistung zu monieren oder einen niedrigeren Preis festzulegen.

• wurde ein Sicherheitseinbehalt definiert bzw. ist eine Garantiebürgschaft gestellt?

Für den Holzhaus Bausatz oder den Aufbau des Holzhauses wird oft ein 5%iger Sicherheitseinbehalt definiert, der zumeist mit einer Bankbürgschaft vom Bauunternehmer abgesichert wird. Solange diese Bürgschaft (wenn verabredet) nicht vorliegt, läuft die Zahlungsfrist noch nicht einmal los. Auch Ansprüche an den Skontoabzug verwirken hiermit nicht. Die Rechnung ist erst korrekt gestellt, wenn die Bürgschaft vorliegt. Alternativ kann natürlich auch der Abzug getätigt werden und bei Stellung der Bürgschaft wird der Abzug überwiesen.

Ich habe zudem – vor allem nicht offensichtlich mit einem Fakturaprogramm erstellte – Baurechnungen nochmals hinsichtlich der Berechnung nachgerechnet und öfter Fehler festgestellt. Multiplikation ist in meinen Augen nicht wirklich die Stärke von Handwerkern, wenn man es allgemein sagen darf. Es ist also durchaus hilfreich die angegebenen Stückzahlen oder Längen bzw. Gewichte mit den Einzelpreisen zu multiplizieren und zu schauen, ob die Werte stimmen. Auch bei der Berechnung der Mehrwertsteuer kommt es immer wieder zu Fehlern. Wer 19% aufschlagen will, der muss die Nettosumme einfach mit 1,19 multiplizieren, um auf den Rechnungsbetrag inkl. der Mehrwertsteuer zu kommen (somit ist die Multiplikation der Nettosumme mit 0,19 die reine Mehrwertsteuer). Oft konnte ich auch feststellen, dass Bauunternehmer Leistungen weiter berechnen und hier dann aber auf den Einkaufspreis mit Mehrwertsteuer nochmals die Mehrwertsteuer über die Rechnungssumme aufschlagen. Korrekt wäre es die Nettosumme der Eingangsrechnung weiter zu berechnen und danach erst die Mehrwertsteuer aufzuschlagen (dann ist man wieder bei dem Bezugsbruttopreis).

Die Zahlung der Baurechnung

Wer pünktlich zahlt, der kann zumeist ein Skonto ziehen und somit deutlich Geld sparen. Diese Chance sollte man sich nicht entgehen lassen. Hier konnte ich oft feststellen, dass auf der der Skontosatz fehlte der verabredet war oder dass die Skontosumme vom Bauunternehmer auf der Baurechnung falsch berechnet wurde. Als Hilfe: bei 2% Skonto einfach die Rechnungssumme mit 0,98 multiplizieren und dann diese Summe zahlen (bei 3% Skonto ist der Multiplikator 0,97). Vorsicht ist bei einer Skontovereinbarung geboten die in Verbindung mit einem Bauvorhaben getroffen wurde bei dem Abschlagsrechnungen gestellt wurden oder Abschlagszahlungen geleistet wurden. Gab es auf die Abschlagszahlungen keinen Skontoabzug, so gilt bei der Schlussrechnung und deren pünktlicher Zahlung der Skontoabzug auf die gesamte Bausumme, d.h. auf für alle Anzahlungen. Somit fällt der Skontoabzug in der Schlussrechnung sehr hoch aus (im Verhältnis zu der eigentlichen Summe der Schlussrechnung).